home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / GUIDE61B.ARJ / LHARC3.EXE / WAGE-EMP.STA < prev   
Text File  |  1991-04-22  |  19KB  |  428 lines

  1. /* Here is the full text of the U.S. Department of Labor's
  2. publication regarding Employer's and the Minimum Wage Law */
  3.  
  4. Employer's Guide to Compliance with Federal Wage-Hour Laws
  5.  
  6. Note:
  7.  
  8. This publication provides general information about the laws 
  9. administered and enforced by the Wage and Hour Division.  It does 
  10. not attempt to answer all legal questions which may arise under 
  11. these laws.  It should not be considered in the same light as 
  12. official statements of position contained in regulations or 
  13. interpretative bulletins published in the Federal Register and 
  14. the Code of Federal Regulations, or in the official opinion 
  15. letters of the Wage and Hour Administrator.  Copies of these 
  16. publications may be obtained free from the Division's nearest 
  17. office.
  18.  
  19. Why has a Wage and Hour Representative visited me?
  20.  
  21. The Wage and Hour Division of the U.S. Department of Labor 
  22. administers a number of Federal laws which set basic labor 
  23. standards.  The Division's representative, called a compliance 
  24. officer, will make an investigation to determine whether these 
  25. laws apply to your business.  If your business is subject to 
  26. these laws, the compliance officer will verify that your workers 
  27. are paid according to the law and that youths under 18 are 
  28. employed as provided by law.  The Division does not require a 
  29. compliance officer to previously announce the scheduling of an 
  30. investigation.  Although in many instances the compliance officer 
  31. does advise employers prior to opening the investigation, he/she 
  32. cannot always do so.  The compliance officer must have sufficient 
  33. latitude to initiate unannounced investigations in many cases in 
  34. order to observe normal business operations and expedite 
  35. development of the facts.  However, you have the right to request 
  36. that the investigation be delayed briefly if you are unable to 
  37. meet with the compliance officer due to prior commitments.
  38.  
  39. /* This is very important. You DO NOT have to drop everything and
  40. proceed with an investigation. In fact, it's probably better 
  41. that you don't do so. Of course, you may have counsel present. */
  42.  
  43. Why was my business selected for an investigation?
  44.  
  45. Wage and Hour conducts investigations for a number of reasons.  
  46. Many are initiated by complaints.  All complaints are 
  47. confidential; the name of the worker and the nature of the 
  48. complaint are not disclosable.
  49.  
  50. In addition to complaints, the Division selects certain types of 
  51. businesses or industries for investigations.  Occasionally, a 
  52. number of businesses in a specific geographic area will be 
  53. examined.  In either situation, the objective is to improve 
  54. compliance with the law in those businesses, industries, or 
  55. localities.  Regardless of the reason for the investigation, all 
  56. investigations are conducted in accordance with established 
  57. policies and procedures.
  58.  
  59. What are my rights as an employer?
  60.  
  61. As an employer you have the right to:
  62.  
  63. *     Look at the compliance officer's credentials and, if there 
  64.      is any question, verify his/her identity by calling the Wage 
  65.      and Hour area director for your locality.
  66.  
  67. *     Receive a full explanation of the investigative process.
  68.  
  69. o    Ask any questions concerning the application of the law and 
  70.      receive copies of Wage and Hour's publications.
  71.  
  72. o    Receive an explanation of any violations or back wages found 
  73.      due.
  74.  
  75. o    Meet with the compliance officer's supervisor should you 
  76.      fail to resolve any compliance problems with the compliance 
  77.      officer.
  78.  
  79. o    Present additional information for consideration if 
  80.      violations are disclosed.
  81.  
  82. o    Request the presence of your attorney, accountant, or other 
  83.      advisors at any time during the investigative process.
  84.  
  85. /* USE THIS RIGHT! Don't waive it.*/
  86.  
  87. o    Pursue your case in the courts.
  88.  
  89. What are the laws and how do they apply?
  90.  
  91. Coverage under the Fair Labor Standards Act (FLSA) is very broad.  
  92. The FLSA applies to all employees of certain enterprises having 
  93. workers engaged in interstate commerce, producing goods for 
  94. interstate commerce, or handling, selling, or otherwise working 
  95. on goods or materials that have been moved in or produced for 
  96. such commerce by any person.  A covered enterprise consists of 
  97. the related activities performed through unified operation or 
  98. common control by any person or persons for a common business 
  99. purpose, and which is:
  100.  
  101. o    Engaged in laundering or cleaning or repairing of clothing 
  102.      or fabrics.
  103.  
  104. o    Engaged in the business of construction or reconstruction.
  105.  
  106. o    Engaged in the operation of a hospital; an institution 
  107.      primarily engaged in the care of the sick, the aged, the 
  108.      mentally ill or defective who reside on the premises; a 
  109.      school for mentally or physically handicapped or gifted 
  110.      children; a preschool; an elementary or secondary school; or 
  111.      an institution of higher education (regardless of whether or 
  112.      not such hospital, institution or school is public or 
  113.      private or operated for profit or not for profit).
  114.  
  115. o    Comprised exclusively of one or more retail or service 
  116.      establishments (as defined in the Act) whose annual gross 
  117.      volume of sales or business done is at least:
  118.  
  119.      Beginning July 1, 1978 - $275,000
  120.      Beginning July 1, 1980 - $325,000
  121.      Beginning January 1, 1982 - $362,500
  122.  
  123.      (any retail or service enterprise which had an annual gross 
  124.      volume of not less than $250,000 on June 30, 1978 and which 
  125.      later ceases to be a covered enterprise as a result of 
  126.      increases in this dollar volume test must continue to pay 
  127.      its employees at least the minimum wage in effect at the 
  128.      time of the enterprise's removal from the coverage, as well 
  129.      as overtime in accordance with the Act).
  130.  
  131. o    Any other type of enterprise having an annual gross volume 
  132.      of sales or business done of at least $250,000.
  133.  
  134. The dollar volume standard mentioned in (4) and (5) excludes 
  135. excise taxes at the retail level which are separately stated.
  136.  
  137. Employees who are not employed in a covered enterprise may still 
  138. be entitled to the Act's minimum wage, overtime pay, and child 
  139. labor protections if they are individually engaged in interstate 
  140. commerce or in the production of goods for interstate commerce.  
  141. These include:
  142.  
  143. o    Communication and transportation workers.
  144.  
  145. o    Employees who handle, ship, or receive goods moving in 
  146.      interstate commerce.
  147.  
  148. o    Clerical or other workers who regularly use the mails, 
  149.      telephone, or telegraph for interstate communication, or who 
  150.      keep records on interstate transactions.
  151.  
  152. o    Employees who regularly cross state lines in the course of 
  153.      their work.
  154.  
  155. o    Employees of independent employers who perform clerical, 
  156.      custodial, maintenance, or other work for firms engaged in 
  157.      commerce or in the production of goods for commerce.
  158.  
  159. o    Employees who produce, manufacture, or otherwise work on 
  160.      goods for commerce, or in processes or occupations closely 
  161.      related and directly essential to the production of goods 
  162.      for commerce.
  163.  
  164. If your business is covered by the FLSA, there are certain 
  165. standards you must follow:
  166.  
  167. Minimum Wage:  Presently $3.35 an hour for all covered employees.
  168.  
  169. Overtime:  Nonexempt workers must be paid one and one-half times 
  170. their regular rates of pay for all hours worked over 40 in a 
  171. workweek.  Some employees are excluded from the minimum wage or 
  172. overtime provisions, or both, by specific exemptions.  Because 
  173. each exemption is narrowly defined under the law, an employer 
  174. should carefully check its exact terms and conditions before 
  175. applying it.
  176.  
  177. Recordkeeping:  Business owners are required to keep payroll 
  178. records and records of hours worked for their covered employees.  
  179. The Act requires no particular form for the records.  All it 
  180. requires is that the records include certain identifying 
  181. information about your employees, the hours they work and the 
  182. wages earned.  The law requires this information to be accurate.  
  183. Following is a breakdown of the basic information that an 
  184. employer must record.
  185.  
  186. Identifying Information
  187.  
  188. o    Employee's full name and social security number.
  189.  
  190. o    Address, including zip code.
  191.  
  192. o    Birth date, if younger than 19 years old.
  193.  
  194. o    Sex.
  195.  
  196. o    Occupation in which employed.
  197.  
  198. Hours
  199.  
  200. o    Time of day and day of week when employee's workweek begins.
  201.  
  202. o    Total hours worked each day.
  203.  
  204. o    Total hours worked each workweek.
  205.  
  206. Wages
  207.  
  208. o    Basis on which employee's wages are paid (e.g., "$4 an 
  209.      hour," "$160 a week" "piecework").
  210.  
  211. o    Regular hourly pay rate for any week when overtime is 
  212.      worked.
  213.  
  214. o    Amount and nature of each payment excluded from the "regular 
  215.      rate".
  216.  
  217. o    Total daily or weekly straight-time earnings.
  218.  
  219. o    Total overtime earnings for the workweek.
  220.  
  221. o    All additions to or deductions from the employee's wages for 
  222.      each pay period.
  223.  
  224. o    Total wages paid each pay period.
  225.  
  226. o    Date of payment and the pay period covered by the payment.
  227.  
  228. Most of the information required by the Act is of the kind that 
  229. any company would keep in following ordinary business practices.
  230.  
  231. Records with somewhat different information are required for 
  232. workers with unusual pay arrangements.  This would include 
  233. domestics, homeworkers, certain hospital and nursing home 
  234. employees, tipped employees, employees whose pay includes board, 
  235. lodging, or other facilities, and employees who are exempt from 
  236. the Act's minimum wage and overtime pay requirements.
  237.  
  238. Child Labor:  Restrictions on the employment of minors in nonfarm 
  239. occupations vary according to their age and the nature of the 
  240. work to be performed.  The minimum age when employing minors in 
  241. nonfarm jobs is 14.  Minors who are 14 and 15 years old may work 
  242. outside of school hours in various nonmanufacturing, nonmining, 
  243. nonhazardous jobs, under these conditions.
  244.  
  245. o    No more than 3 hours on a school day, and 18 hours in a 
  246.      school week.
  247.  
  248. o    No more than 8 hours on a nonschool day, and 40 hours in a 
  249.      nonschool week.
  250.  
  251. o    No earlier than 7 a.m. and no later than 7 p.m. except from 
  252.      June 1 through Labor Day, when evening hours are extended to 
  253.      9 p.m.
  254.  
  255. Minors who are 16 and 17 years of age may work unlimited hours 
  256. and in any occupation other than those which have been determined 
  257. to be hazardous.  These are no restrictions for minors 18 years 
  258. or older.  At any age, youths may work for parents in their 
  259. solely owned nonfarm business (except in manufacturing or on 
  260. hazardous jobs).
  261.  
  262. Note
  263.  
  264. Not all businesses are covered by the FLSA, and some employees of 
  265. those that are covered may be exempt from the minimum wage and/or 
  266. overtime provisions.  The compliance officer will tell you how 
  267. the law applies to your business.
  268.  
  269. Government Contracts
  270.  
  271. If you have a contract or subcontract to provide goods or 
  272. services to the Federal government or to perform on federally 
  273. financed or assisted construction projects, there are several 
  274. other labor standards laws which may apply.
  275.  
  276. Walsh-Healey Public Contracts Act:  Sets basic labor standards 
  277. for workers performing on contracts in excess of $10,000 for the 
  278. manufacture or furnishing of goods to the Federal government.  
  279. Covered employees must receive the FLSA minimum wage and overtime 
  280. compensation of one and one-half times the regular or basic rate 
  281. of pay for hours worked after 8 in a day or 40 in a week, 
  282. whichever is greater.  The Act also prohibits the employment of 
  283. minors under 16 years of age on contract work.
  284.  
  285. Service Contract Act:  Requires that service employees performing 
  286. on contracts in excess of $2,500 for the furnishing of services 
  287. to the Federal government (as well as any subcontract thereunder) 
  288. be paid not less than locally prevailing wage rates and fringe 
  289. benefits, as determined by the Department of Labor, or, in 
  290. certain cases, the wages and fringe benefits (including 
  291. prospective increases) provided for in a predecessor contractor's 
  292. collective bargaining agreement.  No employee of an employer 
  293. performing on a government service contract may be paid less than 
  294. the FLSA minimum wage.
  295.  
  296. Davis-Bacon and Related Acts:  Require payment of locally 
  297. prevailing wage rates and fringe benefits to employees of 
  298. contractors or subcontractors performing work on federally 
  299. financed or assisted construction projects in excess of $2,000.
  300.  
  301. Contract Work Hours and Safety Standards Act:  Requires payment 
  302. of overtime compensation at one and one-half times the regular or 
  303. basic rate of pay after 8 hours a day or 40 hours a week to 
  304. laborers and mechanics working on most federally funded or 
  305. assisted construction contracts in excess of $2,000, on Federal 
  306. service contracts in excess of $2,500, and on Federal supply 
  307. contracts in amounts between $2,500 and $10,000.
  308.  
  309. If you have a government contract, the compliance officer will 
  310. determine your compliance with these laws.
  311.  
  312. Wage Garnishment:  The Wage and Hour Division also administers 
  313. the wage garnishment provisions of the Consumer Credit Protection 
  314. Act.  This law limits the amount of an individual's income that 
  315. may be legally garnisheed, or withheld to pay a debt.  It also 
  316. prohibits firing an employee whose pay is garnished because of 
  317. only one debt.
  318.  
  319. /* The rights and obligations regarding wage garnishment are
  320. discussed in another tutorial.*/
  321.  
  322. What are the procedures followed in an investigation?
  323.  
  324. Section 11(a) of the FLSA authorizes representatives of the 
  325. Department of Labor to investigate and gather data concerning 
  326. wages, hours, and other employment practices; enter and inspect 
  327. an employer's premises and records; and question employees to 
  328. determine whether any person has violated any provision of the 
  329. Act.
  330.  
  331. An investigation is conducted by a compliance officer of the Wage 
  332. and Hour Division who will identify him- or herself and show you 
  333. official credentials.  The compliance officer will explain the 
  334. investigation process to you.  If you have any questions as to 
  335. the identity of the individual, you should ask for the name of 
  336. the person's supervisor and his/her telephone number so that you 
  337. may verify the compliance officer's identity.
  338.  
  339. An investigation consists of the following steps:
  340.  
  341. o    Examination of records to determine what laws or exemptions 
  342.      apply.  These records include, for example, those showing 
  343.      your annual dollar volume of business, your involvement in 
  344.      interstate commerce, and your work on government contracts.  
  345.      Information from your records will not be revealed to 
  346.      unauthorized persons.
  347.  
  348. o    Examination of payroll and time records and taking notes or 
  349.      making transcriptions or photocopies essential to the 
  350.      investigation.
  351.  
  352. o    Interviews with certain employees in private.  The purpose 
  353.      of these interviews is to verify your payroll and time 
  354.      records, to identify workers' duties in sufficient detail to 
  355.      decide what exemptions apply, if any, and to determine if 
  356.      minors are legally employed.  Interviews are normally 
  357.      conducted on the employer's premises, but other arrangements 
  358.      may be made at the employer's request.  In some instances, 
  359.      present and former employees may be interviewed at their 
  360.      homes or by a mail interview form.
  361.  
  362. o    When all the factfinding steps have been completed, the 
  363.      compliance officer will ask to  meet with you and/or your 
  364.      representative.  You will be told whether violations have 
  365.      occurred and, if so, what they are and how to correct them.  
  366.      If you owe back wages to employees because of minimum wage 
  367.      or overtime violations, the compliance officer will ask you 
  368.      to restore the under payments, and may ask you to compute 
  369.      the amounts due.
  370.  
  371. Should you wish to be represented by your accountant or attorney 
  372. at any point during this process, it is your right to do so.  
  373. When the compliance officer has advised you of his/her findings, 
  374. you and/or your representative may wish to present additional 
  375. facts for consideration if violations were disclosed.  At this 
  376. point, any questions you have will be answered to the best of the 
  377. compliance officer's ability.  In some cases, the compliance 
  378. officer may have to do research to provide the correct answers.
  379.  
  380. Should you reach an impasse in the resolution of the compliance 
  381. problems with the compliance officer, you may ask to meet with 
  382. the area director who supervises the Wage and Hour operations in 
  383. your area.
  384.  
  385. What enforcement procedures are provided by law?
  386.  
  387. While every effort is made to resolve the issue of compliance and 
  388. payment of back wages at an administrative level, the laws also 
  389. provide for enforcement procedures.  You should be aware that the 
  390. FLSA provides for the following:
  391.  
  392. o    A employee may file suit to recover back wages and an equal 
  393.      amount in damages, plus attorney's fees and court costs.
  394.  
  395. o    The Secretary of Labor may file suit on behalf of your 
  396.      employees for back wages and an equal amount in damages.
  397.  
  398. o    The Secretary may obtain a court injunction to restrain any 
  399.      person from violating the law, including unlawfully 
  400.      withholding proper minimum wage and overtime pay.
  401.  
  402. o    Employers who have willfully violated the law may face 
  403.      criminal penalties, including fines and imprisonment.
  404.  
  405. o    Employees who have filed complaints or provided information 
  406.      during an investigation may not be discriminated against or 
  407.      discharged for having done so.  If they are, they may file a 
  408.      suit or the Secretary of Labor may file a suit on their 
  409.      behalf for relief, including reinstatement to their jobs and 
  410.      payment of wages lost plus monetary damages.
  411.  
  412. In the case of the government contracts statutes, contract funds 
  413. may be withheld for violations under the Walsh-Healey Public 
  414. Contracts Act, Service Contract Act, Davis-Bacon and Related 
  415. Acts, and Contract Work Hours and Safety Standards Act.  
  416. Administrative hearings or, in some cases, court action may be 
  417. initiated to recover back pay under these laws.  In addition, 
  418. liquidated damages may be assessed for certain violations.  
  419. Violators of these laws may also lose their Federal contracts and 
  420. be declared ineligible for future contracts for a specified 
  421. period.
  422.  
  423. Where can I obtain additional information?
  424.  
  425. If you have any questions or want additional information, please 
  426. contact your local Wage and Hour Area Office, listed in the 
  427. telephone directory under U.S. Government, Department of Labor, 
  428. Employment Standards Administration, Wage and Hour Division.